Tools and templates

Communications

Tambour is all about copy. Everyone within the collective has to master their native langage in oral and written communications.

Our focus on high quality communications also means that :

  • We aim for efficiency in everything we do

  • Answer phone calls and emails within 48h

  • Show up at every meeting and give notice if we are late

  • Don't apologize unless we mess up real bad

  • Communicate any major change to a project promptly

  • Are as synthetic, clear and accessible as possible in all of our communications.

Of course we mess it up sometimes 🤷🏻‍♂️, please tell us if we do.

Tools and templates

Basic tools and templates are used and iterated on by all members of the collective to ensure a standard quality. We welcome new tools and template, but it has to be in full knowledge of what's already built.

All documents for any Tambour project has to be on the collective drive respecting the file structure, excluding projects that have a very high level of privacy issues. Any change the file structure is decided in the quarterly meetings.

Catalyst projects are available to all work and support members on the drive.

External communications tools

Internal communication tools

  • ​Slack for daily communications

  • Airtable for tactical planning and databases

  • Appear.in/tambour for meetings

Admin

Biz dev and project management

  • Service proposal template

  • Billing template

  • 2 pager template

  • Brief template

  • Business plan template

Project template (english version coming soon)

Un dossier de demande de subvention, de prêt ou d'appui demande beaucoup de documents, on tente d'utiliser toujours la même structure pour faciliter la vie à la coop et aux clients. On créé un nouveau dossier dans le dossier client pour chaque projet réalisé pour le client ou pour les projets partenariaux.

Brief

Au début d'un nouveau projet, on reprend généralement plusieurs éléments de l'offre de service dans un fichier 00-Brief.gdoc qui contient :

  • Les dates de tombĂ©es

  • Les documents nĂ©cessaires numĂ©rotĂ©s (ex: 01 - Formulaire) avec des liens vers les documents liĂ©s directement dans le document

  • Les critères du bailleurs de fonds

  • La grille d'Ă©valuation pour Ă©valuer le projet avant envoi (lorsque disponible)

Quand on dit "il faut être tous sur la même page", le fichier 00-Brief, c'est cette page. On centralise les communications autour d'un dépôt avec le client dans ce document à travers les commentaires en utilisant la balise @courriel@client.com pour communiquer avec le client.

Chaque document ajouté au dossier de travail devrait donc être numéroté selon les indications dans le fichier brief.

Pitch

Pour les projets qui demanderont plusieurs dépôts de demandes de soutien et financement, on recommande la création d'un fichier de pitch global qui servira à l'ensemble des dépôts et à l'ensemble des démarches. On utilise une structure simple et on tente de limiter le document entre 5 et 20 pages.

Les sections typiques sont

  1. Résumé executif (1 page)

  2. Problématique

  3. Projet

  4. Objectifs

  5. Retombées

  6. Partenaires (financiers et symboliques)

  7. Calendrier (optionnel)

  8. Budget (optionnel)

Notre dossier drive contient plusieurs pitch sur lesquels il est possible de se baser pour en monter des nouveaux, on ne réutilise bien sûr jamais les contenus, seulement la structure.